Az automatizálás nem azt jelenti, hogy mindent egyszerre digitalizálsz és robotizálsz, hanem hogy tudatosan kiválasztod azokat az ismétlődő, alacsony döntési igényű feladatokat, amiket egy rendszer éppúgy vagy jobban el tud végezni, mint te. Ez a cikk arról szól, hogyan válaszd ki, mivel kezdd.
Miért nem kell mindent egyszerre automatizálni
A tapasztalatom szerint a legtöbb vállalkozó, amikor rááll az automatizálás gondolatára, megpróbál mindent egyszerre megoldani, és a végén vagy belefárad a bevezetésbe, vagy egy túl bonyolult rendszert épít, amit senki nem használ jól. A hatékony automatizálás fokozatos: egy-egy konkrét, jól körülhatárolt feladattal kezdődik, ami után látod az eredményt, mielőtt a következőre lépnél.
Hogyan válaszd ki az első automatizálandó feladatot
Ismétlődő, de nem egyedi döntést igénylő feladatok. Ha egy feladat minden alkalommal ugyanúgy zajlik, és nem kell hozzá mérlegelned, ideális jelölt. Ha viszont minden esetben más a helyzet, és neked kell eldöntened valamit, ott az automatizálás inkább árt, mint használ.
Sok időt visz el, kis egyedi értékkel. Az emlékeztetők, a számlázás, az időpont-egyeztetés, az ismétlődő e-mail válaszok tipikusan ilyen területek: sok időt visznek, de nem ott van az igazi szakértelmed.
Mérhető a hatása. Válassz olyan feladatot, aminél könnyen látod, mennyi időt takarítasz meg, hogy legyen visszajelzésed, érdemes volt-e.
Néhány tipikus terület kisvállalkozásoknál
- Időpont-egyeztetés, hogy ne emailek sorozatával kelljen egyeztetni egy találkozót.
- Számlázás és fizetési emlékeztetők, hogy ne kelljen kézzel követned, ki fizetett és ki nem.
- Ismétlődő ügyfélkommunikáció, mint az onboarding első lépései, amik minden új ügyfélnél ugyanazok: Ügyfél-onboarding: az első benyomás, ami eldönti a hosszú távú kapcsolatot
- Rendszeres riportok és mérések, hogy a heti számaid automatikusan összeálljanak, ne kézzel kelljen összeszedned őket: Melyik 5 számot mérd hetente a vállalkozásodban?
Mi NEM automatizálható jól
A személyes, bizalomépítő kapcsolatok, az egyedi problémamegoldás, a stratégiai döntések, ezek olyan területek, ahol az automatizálás gyakran ront a minőségen, nem javít. Kisvállalkozásnál pont a személyesség a versenyelőnyöd sok esetben, ezt ne automatizáld el.
Hogyan kapcsolódik ez a folyamatleíráshoz
Mielőtt bármit automatizálnál, érdemes előbb leírni, hogyan zajlik jelenleg kézzel: SOP-ok: hogyan írj folyamatleírást, hogy ne rajtad múljon?. Ha nincs világos, dokumentált folyamatod, az automatizálás csak felgyorsítja a káoszt, nem old meg semmit.
Egy egyszerű gyakorlat a kezdéshez
Írd össze egy héten át, milyen ismétlődő feladatokra megy el az időd, és jelöld meg, melyik az, amit szinte gondolkodás nélkül, ugyanúgy csinálsz minden alkalommal. Ez a lista adja meg az első, legjobb automatizálási jelöltet.
GYIK
Mennyibe kerül elkezdeni az automatizálást?
A legtöbb alapszintű eszköz (időpontfoglaló, számlázó rendszer, egyszerű email-sablon) olcsó vagy akár ingyenes induló szinten, nem kell nagy beruházással kezdened.
Mennyi idő alatt térül meg egy automatizálás?
Ez a feladattól függ, de egy jól megválasztott, sokat ismétlődő feladatnál gyakran néhány hét alatt látszik a megtakarított idő.
Kell-e technikai tudás az automatizáláshoz?
A legtöbb mai eszköz kód nélkül, egyszerű beállításokkal használható. Ha elakadsz, egy külső szakértő gyors segítséget tud adni az induláshoz.
Következő lépés
Ha szeretnéd átnézni, mi legyen az első automatizálandó feladatod, foglalj egy ingyenes, 30 perces Discovery Callt.
